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2021.04.09
イベント運営マニュアルの必要性と作り方

コロナ禍における考え方とは?

たくさんのヒト・モノ・情報が動くイベントの運営には入念な準備が欠かせず、これを整理してイベントの成功を支えるのが運営マニュアルの役割です。
どんなイベントにも欠かせないものであり、イベント企画に携わる方は必ず作成することを強くおすすめします。

  • なぜ必要なのか
  • どんな内容で作るのか
  • コロナ対策はどうすれば良いのか

この記事では上記3点についてそれぞれ詳しく説明します。
特にこのコロナ禍でオフラインのイベントを開催する際は、コロナ対策は欠かせません。
是非、最後までご一読ください。

イベント運営マニュアルとは?なぜ必要なのか
イベントの概要から準備の進め方、スタッフの役割分担から当日の業務の詳細にいたるまで、そのイベントの運営に関わるすべての情報を整理した資料を「イベント運営マニュアル」といいます。
イベントの準備や運営は複数の人が関わりながら進めるため、関係者全員が正確に情報を共有して同じゴールを目指して動くことが成功へのカギになります。そのためには視覚的・客観的に確認できる情報源が必要になり、この役割を果たすのがイベント運営マニュアルなのです。
どんなイベントにするのか、誰がどんな役割を果たすのか、必要な備品は、当日の事故対応は…そんな情報をまとめておくことで円滑な準備と運営を実現します。

イベント運営マニュアルをつくる3つのメリット
イベント運営マニュアルを作ることで、主に以下の3つのメリットを享受できます。

  • 情報の統一化により準備・運営が効率化できる
  • 抜け・漏れ・ムダを防げる
  • ノウハウが蓄積される

情報の統一化により準備・運営が効率化できる
イベント運営マニュアルがあれば、誰が・いつ・どのように・何のために動けば良いのかが明確になり、準備や運営におけるスタッフの行動が円滑になります。企画者からスタッフや外注事業者への情報伝達コストや齟齬が生じるリスクも軽減できるため、関係者が多いほど大きな効果を発揮します。

抜け・漏れ・ムダを防げる
備品が足りない、スタッフがいない、突発的な事故が起きた…どんなイベントも100%トラブルなく進行することは難しく、多くのケースで何かしらの問題が発生します。ただしそれを限りなく軽減することは可能であり、そのためにイベント運営マニュアルが役立ちます。
入念に計画されたスケジュールや人員表、備品リストや緊急対応ガイドラインによって、イベント運営にまつわる作業の抜け・漏れ・ムダを事前に防ぐことができるのです。

ノウハウが蓄積される
視覚的に整理された情報は、イベント終了後の振り返りや、以降のイベント運営においても役立ちます。同様のイベントを繰り返し開催するような場合では、回を重ねるごとに効率が増していくことになります。

イベント運営マニュアルの内容
イベント運営マニュアルには、以下のような内容を含めるのが一般的です。
その他にもイベントの内容に合わせて適切な内容を追加します。

  • イベント概要
  • 目的・目標
  • 運営組織図
  • 会場図・レイアウト
  • 周辺案内図
  • スタッフリスト
  • スタッフ配置図
  • 業務マニュアル
  • 準備スケジュール表
  • 当日のスケジュール表
  • サイン計画
  • 備品リスト
  • 緊急対応
  • 緊急連絡先

イベント概要
イベント名や開催日などの基本情報をまとめます。

目的・目標
何のためのイベントなのか、どんなゴールを達成したいのかを明記することで関係者の意識を統一します。

運営組織図
主催団体から各種関係団体にいたるまで、イベントに関わる組織をまとめ、組織ごとの責任者などを記載します。

会場図・レイアウト
会場全体が把握できるようなマップを記載し、座席番号やブース番号などの詳細も分かるようにします。行列が想定される会場では、配列も記載します。

周辺案内図
会場周辺の施設、駐車場、店などがわかると便利です。参加者からの質問に答えるのにも役立ちます。

スタッフリスト
関係者を一覧にまとめ、それぞれの役割・ポジションもわかるように記載します。

スタッフ配置図
準備から当日まで、いつ・誰が・どこにいて・何をすべきかを図にまとめます。

業務マニュアル
各ポジションのスタッフが実施すべき業務・作業についての説明を記載します。服装の規定などがあれば、同じくまとめておきます。

準備スケジュール表
準備期間中のタイムテーブルを表にまとめ、ポジションごとの動き方がわかるようにします。

当日のスケジュール表
イベント当日のタイムテーブルも同様に図示します。

サイン計画
誘導看板などの場内の掲出物の一覧と、どこにどのサインを掲示するかの図をまとめます。

備品リスト
セクションごとに必要な備品とその数、必要になるタイミング、配置、保管場所などを整理しておきます。万一の不足の際などの対応方法などもまとめると便利です。

緊急対応
トラブルが発生したときの対応方法をまとめておきます。

緊急連絡先
責任者に直通する連絡先を整理し、スタッフが緊急時にすぐに連絡できるようにしておきます。

イベント運営における新型コロナウイルス感染症対策マニュアル
以上が一般的なイベント運営マニュアルについての情報ですが、新型コロナウイルスが収束するまでは、感染症対策もこのマニュアルの中に加える必要があります。
「三密」の回避や消毒・換気の方法はもちろん、イベント会場において「感染者を入場させない」ための取り組みとその実施方法の記載が必須になります。
イベント運営における新型コロナウイルス感染症対策の基本は、各自治体や協会などがインターネット上にガイドラインを公開していますので参照してください。


(出典:JEVA日本イベント協会「新型コロナウイルス感染症防止 イベント運営チェックポイント」



(出典:東京都「感染拡大防止ガイドブック(イベント編)」

コロナ禍での安全なイベント運営に欠かせない「抗原検査」
新型コロナウイルス感染症対策として、会場での検温などは多くのガイドラインでも示されている方法です。もちろん実施するべきではありますが、検温だけでは十分なリスク回避になるとはいえません。スタッフや参加者の中に発熱症状のない感染者がいれば、会場内での感染拡大の恐れがあります。

そこで必要となるのが、イベント当日に会場で実施する新型コロナウイルス感染症の検査です。発熱だけでなく、体内にウイルスがないかどうかを確認し、主催者・参加者の双方がより安全に、より安心してイベントを楽しむことができる状態を目指します。
検査方法として有名なのは「PCR検査」ですが、これは精度こそ高いものの検査時間に4~8時間という長い時間を要する上、実施には専門知識を持ったスタッフ必要になるため、会場における検査方法として適したものではありません。

「抗原検査」という方法を用いれば、精度は若干落ちる(※)ものの約20分間という短時間で結果が確認でき、さらに専門知識を持ったスタッフでなくても検査を実施できます。
(※PCR 検査と比較した抗原検査の感度は 88.89%、特異度は 99.05%)
各種ガイドラインを参照し、基本的な新型コロナウイルス感染症対策を施すことに加えて、イベント当日に会場にて抗原検査を実施することは、クラスターの発生の抑止力としてさらなる効果を発揮するでしょう。

抗原検査の詳細はこちら

イベント会場での抗原検査の実施はTSP太陽にワンストップで依頼
抗原検査は難しいものではありません。専用のキットさえ用意すれば、誰でもカンタンに実施できます。ただし、イベント会場における大規模な検査を円滑に行うにあたっては、運営に関する経験や知識が必要になります。また、関連する情報をイベント運営マニュアルに整理するにも同様に知見が求められます。

イベント運営のプロフェッショナルであるTSP太陽株式会社は、抗原検査の準備から実施までワンストップで対応しています。検査キットの手配はもちろん、必要な設備のレイアウト、実施スタッフの手配、検査実施、万一の陽性者確認時の対応まで、一元的に依頼できます。

TSP太陽のイベント向け抗原検査の特徴
TSP太陽株式会社は創業半世紀以上となるイベント運営のプロフェッショナルです。
誰もが知る世界的なスポーツ大会や博覧会など、これまで様々なイベントの企画・会場の設営・運営に携わり、その成功を支援してきました。
日本を代表するイベントエンジニアリング企業であるTSP太陽が提供するイベント会場向け抗原検査サービスは、以下のような特徴を持っています。

  • ワンストップで手配から検査実施まで可能
  • 現場の管理スタッフも派遣
  • 設備やブースレイアウトを一任可能
  • 検査キットや感染予防用の備品も完備
  • スタッフの健康管理も徹底

このように、イベント運営における新型コロナウイルスの不安を、TSP太陽がすべてワンストップで解消します。

まとめ
イベント運営マニュアルは、円滑な準備と当日の進行に欠かせない重要なものであることがご理解いただけたでしょうか。
コロナ禍においては感染症対策も盛り込むことが求められ、またイベント会場における対策としては「抗原検査」が有効です。抗原検査についての実施計画・準備・手配・運営・後処理まで、TSP太陽にワンストップで依頼することができます。ぜひご検討ください。

TSP太陽株式会社へのお問合せはこちら

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