オンラインイベントの5つのメリットは？成功ポイントと活用事例紹介

近年、オンラインイベントやリアルとオンラインを組み合わせたハイブリット開催のイベントなどのニーズが高く、イベント企画を考える上でオンラインは大きな選択肢となりました。

今回は、オンラインイベントのメリットや成功するための注意点、実際の活用事例を紹介します。

オンラインイベントのメリット

オンラインイベントについて考えるうえで、オンラインイベントの主なメリットを5つ紹介します。

1.収容人数を気にせずに全国から集客可能

場所にとらわれずに開催できるオンラインイベントでは、通信環境さえあれば全国から集客ができます。さらに言えば、海外からの集客も可能。また、リアルイベントと違って、会場の収容人数にも物理的な制限がありません。

2.イベント企画の自由度が高い

オンラインイベントでは物理的な制限を受けにくくなることから、企画の自由度が高くなるメリットもあります。例えば、集客と同様に海外から出演者をイベントに呼ぶことも、リアルイベント開催よりも実現しやすくなります。また、リアルイベントでは利用会場の規約などにより内容が制限されるケースもありますが、オンラインならその必要はありません。

3.コスト削減ができる・少人数運営も可能

リアルイベントでは、会場の使用料、会場の設営や交通誘導、運営など大きなコストや手間がかかりますが、会場を使用しないオンラインイベントではそれらのコストや手間をカットできます。また、イベントの運営を少人数で行える点もメリットです。初めてイベント開催を行うときなど、まずは試しに負担の少ないオンラインイベントなら始めやすいでしょう。

4.参加者の行動データを取得しやすい

オンラインイベントでは、参加者のデータを収集しやすくなります。申し込みから参加、参加後の行動など、参加者のデータをツールとして活用することで管理・分析することが可能です。そのデータを今後の営業活動やサービス改善の参考に役立てることができるでしょう。

5.イベント中止のリスクを下げられる

コロナ禍で特にリアルイベントの中止のリスクが顕著になりましたが、感染症の流行がなくてもイベント開催は、常に中止のリスクをはらんでいます。もちろん、オンラインイベントでもそのリスクはありますが、感染症や天候、交通網などの影響を受けにくいオンラインイベントでは中止のリスクを下げることができます。

オンラインイベントの注意点と対策ポイント

イベント開催者にとってメリットが多いオンラインイベントですが、注意点もあります。ここではオンラインイベントを開催する際の注意点と必要な対策について解説します。

1.通信環境（回線・音声・映像）トラブル

オンラインイベントを開催するときに最も注意を払わなければならないのは、通信環境のトラブルです。通信環境に不具合があれば、イベント自体が成り立たなくなってしまいます。事前にリハーサルや配信テスト、通信の負荷テストなどを念入りに行い、さらにトラブルが起きた場合の想定もして対処法を決めておきましょう。また、主催者側に問題がなくても、参加者側の通信環境が要因で参加できないケースもあります。必要な通信環境や参加方法について分かりやすく明示しましょう。

2.離脱率が高い

気軽に参加しやすいオンラインイベントでは、リアルイベントと比較して離脱率が高くなります。イベントの企画や魅力ある登壇者、参加者が飽きにくい視覚的なデザインなど、離脱率を下げるための施策を練る必要があります。

3.ネットワーク作り

参加者と対面できるリアルイベントと違って、オンラインイベントでは主催者と参加者のネットワーク作りがしにくい点にも注意しましょう。そのため、バーチャルで交流できるツールを活用したり、チャットを活用してリアルタイムで双方向のやり取りを実現したりするなど、ネットワーク作りの工夫をする必要があります。

オンラインイベントの活用事例と成功のカギ

ここでは、当社が関わっているオンラインイベントの活用事例を紹介します。実際の事例を参考に、オンラインイベントが成功するためのカギを探っていきましょう。

事例1：「イベント・マーケティング×世界名門サッカークラブ」

まずは2023年5月、コロナ禍が明けたタイミングで当社が行ったオンラインセミナー「会話の入口」での事例を紹介します。

「会話の入口」は、主にエンタメやマーケティング業界の方を対象に、最新の市場動向やトレンド、ナレッジを世界に向けて発信することを目指しています。

【離脱率対策】エンタメ性のある事例を絡めてセミナーの魅力UP

「会話の入口」第一弾となった当セミナーでは、コロナ後の新しいイベントやマーケティングのあり方について考えました。世界名門サッカークラブの最新の実践事例を絡めてエンタメ性を高め、　企画に合った魅力あるゲストを設定し、ご登壇いただきました。なかでも、リアルイベントではなかなか来ていただくのが難しい、ラスベガス・ライツFCの創設者兼CEOであるブレット・ラッシュブルック氏にご登壇いただけたのは、オンラインイベントのメリットでしょう。離脱されやすいオンラインイベントでも参加者の興味を引き出した事例の１つです。

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事例2：オンライン開催！「中小企業のための障害者雇用支援フェア」

2022年11月29日、東京都と東京労働局、（独）高齢・障害・求職者雇用支援機構東京支部からご依頼を受けて、「中小企業のための障害者雇用支援フェア」のオンライン開催。当社が運営を担当しました。

当時はまだリアルでの開催がしにくいコロナ禍。そうした状況下でも障害者雇用の促進を図るべく、オンラインでもより実践的な相談や交流ができる工夫を行いました。

【ネットワーク作り】バーチャル空間で交流できる仕組みを

オンラインイベントだと弱くなりがちなネットワーク作りも、バーチャル空間（oVice）を活用することで実現しました。参加者はアバターを利用してオンライン上を自由に移動し、ミニセミナーの視聴や相談会への参加ができるほか、参加者同士でコミュニケーションを取ることも可能に！

また、フェアは1日のみの開催でしたが、約1ヶ月間はアーカイブで配信を行いました。アーカイブ配信ができるのも、オンラインイベントの利点です。

事例3：彩の国ビジネスアリーナ2023

2023年2月、埼玉県のさいたまスーパーアリーナでリアルとオンラインを組み合わせたハイブリットで開催された「彩の国ビジネスアリーナ2023」。当社は企画・デザイン、会場の設計・施工監理、会場側との折衝から、オンライン展示のポータルサイト制作・運営、そして事務局として出展者のサポートまで担当しました。

【集客UP】リアル＋オンラインのハイブリッド展示会

当時はまだコロナ禍ながら3年ぶりにリアル展示も実施し、さらに、オンライン展示も組み合わせることで集客力を向上させました。

リアル展示では、避難動線や通路幅など会場側の保安上のルールを厳守しながら、会場面積に対してより多くの出展者が入れるようにブースを調整。会場レイアウトは設計チーム、装飾デザイン関連は企画チーム、設営関連は施工チーム、オンライン展示はデジタル専門チームなど、当社の専門チームが一丸となって、出展者の販路拡大へ向けて取り組みました。